सुप्रीम कोर्ट ने प्रशासनिक अभिलेखों के रखरखाव और नष्ट करने के दिशा-निर्देश अधिसूचित किए

सुप्रीम कोर्ट ने रजिस्ट्री में प्रशासनिक अभिलेखों के संचालन को विनियमित करने के लिए “अभिलेखों के रखरखाव और विनाश के लिए दिशा-निर्देश, 2025” अधिसूचित किए । यह कदम प्रशासनिक अभिलेखों के लिए समान प्रतिधारण ढांचे की अनुपस्थिति को संबोधित करता है।

न्यायिक अभिलेख पहले से ही सुप्रीम कोर्ट नियम, 2013 के आदेश LVI और प्रैक्टिस और ऑफिस प्रोसेस पर 2017 पुस्तिका के अध्याय XXI द्वारा शासित हैं, गैर-न्यायिक फाइलों के लिए ऐसी कोई प्रणाली मौजूद नहीं थी।

चीफ जस्टिस ऑफ इंडिया (सीजेआई) बीआर गवई ने दिशा-निर्देशों के साथ संदेश में कहा कि रजिस्ट्री ने प्रशासनिक अभिलेखों की मात्रा और विविधता में उल्लेखनीय वृद्धि देखी है। उन्होंने कहा कि नए मानदंड “सुसंगतता, जवाबदेही और परिचालन दक्षता” लाएंगे।

दिशा-निर्देश सभी ब्रांच पर लागू निम्नलिखित सामान्य निर्देश देते हैं:

1. सीजेआई या जजों द्वारा हस्ताक्षरित फाइलें, साथ ही नीति फाइलें, सर्कुलर और कार्यालय आदेश, स्थायी रूप से संरक्षित किए जाने चाहिए।

2. प्रतिधारण अवधि संबंधित मध्यस्थता, मुकदमेबाजी, जांच या लेखा परीक्षा के अंतिम निपटान के बाद ही शुरू होती है।

3. यदि विषय से संबंधित कोई न्यायालय मामला लंबित है तो फाइलों को नष्ट नहीं किया जा सकता।

4. यदि अभिलेख आपस में जुड़े हुए हैं या गोपनीय हैं तो ब्रांच को अन्य ब्रांच से जांच करनी चाहिए।

5. विनाश केवल रजिस्ट्रार की मंजूरी से और अधिमानतः न्यायालय की छुट्टियों के दौरान ही किया जा सकता है।

6. स्कैन की गई प्रतियों को लिखित रूप में दर्ज कारणों के साथ प्रतिधारण अवधि से परे रखा जा सकता है।

7. वित्तीय दस्तावेजों को वित्तीय वर्ष के अनुसार बनाए रखा जाना चाहिए; अन्य को कैलेंडर वर्ष के अनुसार।

8. रिकॉर्ड का संक्षिप्त ब्रांच-वार वर्गीकरण और उनकी प्रतिधारण समय-सीमा:

प्रशासन I ब्रांच:

1. वर्तमान और रिटायर कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलें: टर्मिनल लाभ के लिए पात्र कर्मचारियों के लिए: ग्रेच्युटी के अंतिम आदेश के 5 वर्ष बाद अन्य कर्मचारियों के लिए: सेवा से बाहर होने के 5 वर्ष बाद।

2. विभागीय पदोन्नति समिति (DPC) की कागजी पुस्तकें, सतर्कता रिपोर्ट, इंटरव्यू पत्रक, छुट्टी रिकॉर्ड और वेतन आयोग फ़ोल्डर: स्थायी।

3. RTI आवेदन बिना अपील के: 3 वर्ष; महत्वपूर्ण निर्णय वाली दूसरी अपील के साथ: 5 वर्ष। RTI आवेदनों का फाइल रजिस्टर: स्थायी

4. अनुकंपा नियुक्ति फाइलें: 5 वर्ष।

5. कार्यालय आदेश (पुराने): 1 वर्ष; वर्तमान: आवश्यकतानुसार बनाए रखा गया।

6. पदों के सृजन और पदोन्नति की फाइलें: स्थायी।

7. संसदीय प्रश्न: 3 वर्ष

प्रशासन II शाखा:

1. सेवा पुस्तिकाएं, पेंशन फाइलें और रजिस्टर: स्थायी।

2. आकस्मिक अवकाश: 1 वर्ष; अध्ययन अवकाश और अन्य अवकाश रिकॉर्ड: 3-5 वर्ष।

3. अवकाश नकदीकरण रिकॉर्ड और गैर-कार्यात्मक उन्नयन रजिस्टर: 5 वर्ष।

प्रशासन III ब्रांच:

1. मेडिकल/प्रतिपूर्ति दावे: 3 वर्ष या ऑडिट के बाद 1 वर्ष जो भी बाद में हो।

2. विलंब माफी के लिए आवेदन: 1 वर्ष

3. एलटीसी दावे और टीए/डीए: 3 वर्ष या ऑडिट के बाद 1 वर्ष जो भी बाद में हो।

4. हाउस बिल्डिंग एडवांस (HBA): HBA+ब्याज की वसूली और विलेखों के हस्तांतरण के 3 वर्ष बाद।

5. CGHS फाइलें और रिटायरमेंट रजिस्टर: जहां उल्लेख किया गया हो, स्थायी।

6. सामान्य भविष्य निधि: रिटायरमेंट के 1 वर्ष बाद

7. बाल शिक्षा भत्ता रजिस्टर: स्थायी रूप से संरक्षित।

8. ऑडिट फाइलें: 3 वर्ष या ऑडिट पैरा के निपटारे तक।

एडमिन जे ब्रांच (जजों से संबंधित):

1. मोबाइल, लैंडलाइन, बिजली और पानी के बिल: 3-5 वर्ष।

2. जजों की आधिकारिक अंतरराष्ट्रीय यात्राओं और नियुक्तियों के रिकॉर्ड: स्थायी।

3. गिफ्ट आइटम और मनोरंजन रजिस्टर: ऑडिट के 5 वर्ष या 1 वर्ष बाद।

4. बंगले में रिटायरमेंट से संबंधित रिकॉर्ड, फर्नीचर और आईटी आइटम: रिटायरमेंट के 5 वर्ष बाद।

5. जजों का वेतन/बिल रजिस्टर, जजों का वेतन विवरण: ऑडिट के 5 वर्ष या 1 वर्ष बाद

6. जजों का अवकाश रजिस्टर: रिटायरमेंट से 5 वर्ष

7. जजों का आयकर: ऑडिट के 5 वर्ष या 1 वर्ष बाद

8. जजों के संबंध में नियुक्ति और रिटायरमेंट: स्थायी रूप से संरक्षित।

9. फुल कोर्ट की बैठकें, सुप्रीम कोर्ट द्वारा आयोजित अंतरराष्ट्रीय सम्मेलन से संबंधित फाइलें, सुप्रीम कोर्ट की पीठ की स्थापना: स्थायी रूप से संरक्षित

एडमिन जनरल ब्रांच:

1. सुप्रीम कोर्ट की बिल्डिंग के निर्माण, चैंबर आवंटन और सुप्रीम कोर्ट की सील से संबंधित फाइलें: स्थायी।

2. वकील चैंबर पैनल पत्राचार: अंतिम रूप देने के 5 साल बाद नष्ट हो जाती हैं।

3. सुप्रीम कोर्ट इवेंट रिकॉर्ड (जैसे, फुल कोर्ट रेफरेंस) और वार्षिक कैलेंडर: स्थायी।

4. अधिकारियों को सरकारी आवास का आवंटन: स्थायी

5. रखरखाव फाइलें और विक्रेता अनुबंध: विषय के आधार पर 1-5 साल।

प्रशासन सामग्री ब्रांच:

1. निविदा दस्तावेज और परियोजना फाइलें: समाप्ति या वारंटी अवधि के 5 साल बाद।

2. सर्कुलर और नीति नोट: स्थायी।

3. उपभोज्य स्टॉक रजिस्टर: ऑडिट के 3 साल या 1 साल बाद।

4. गैर-उपभोज्य स्टॉक रजिस्टर: स्थायी।

5. जजों के लिए ग्रीटिंग कार्ड रिकॉर्ड: 2 साल।

सिक्योरिटी ब्रांच:

1. पार्किंग स्टिकर और आईडी कार्ड रिकॉर्ड: विषय के आधार पर 2 महीने से 10 साल तक।

2. डिजिटल निकटता कार्ड डेटा: सर्वर पर स्थायी रूप से संरक्षित।

केयरटेकिंग ब्रांच:

1. उपस्थिति, अनुरोध और रिपोर्ट: 1-3 वर्ष।

नकद और खाते:

1. केंद्र सरकार के नियमों के तहत नकद बही: 10 वर्ष।

2. स्थापना वेतन बिल रजिस्टर: 35 वर्ष।

3. ऑडिट से संबंधित फाइलें: ऑडिट पूरा होने के 3 वर्ष या 1 वर्ष बाद।

क्रेच:

1. प्रवेश रिकॉर्ड और रजिस्टर: बच्चे के जाने या आयु सीमा तक पहुंचने के 1-3 वर्ष बाद।

2. कर्मचारी भर्ती दस्तावेज: 3 वर्ष।

3. नीति फाइलें: स्थायी।

मेडिकल ब्रांच:

1. जजों के लिए मेडिकल प्रतिपूर्ति: ऑडिट के 5 वर्ष या 1 वर्ष बाद।

2. CGHS कार्ड फाइलें और CGHS के साथ पत्राचार: स्थायी।

3. बजट, योग, आयुष और डिस्पेंसरी फाइलें: स्थायी।

4. निजी अस्पतालों के साथ समझौते: स्थायी।

प्रोटोकॉल ब्रांच:

1. सीजेआई और जजों (आधिकारिक और निजी) की यात्रा फाइलें: पूरा होने/सेवानिवृत्ति के 1-3 वर्ष बाद।

2. आधिकारिक अंतरराष्ट्रीय दौरे और विदेशी प्रतिनिधिमंडल रिकॉर्ड: स्थायी।

3. एयर बिल रजिस्टर और डेबिट नोट रजिस्टर: स्थायी।

4. राज्य अतिथि सुविधाएं और कार्यालय उपकरण: स्थायी।

रिसेप्शन ब्रांच:

1. फोटो एंट्री पास आवेदन पत्र: जारी होने के 3 महीने बाद।

भर्ती सेल:

1. परीक्षा से संबंधित आवेदन और उत्तर पुस्तिकाएं: प्रकार के आधार पर 1-6 वर्ष।

3. अंतिम परिणाम रिकॉर्ड: 5 वर्ष।

4. मुकदमेबाजी रिकॉर्ड: निपटान के 3 वर्ष बाद।

5. विधि क्लर्क और संविदा कर्मचारी रिकॉर्ड: बाहर निकलने के 3 वर्ष बाद।

ट्रांसपोर्ट ब्रांच:

1. ईंधन, रखरखाव और निंदा रिकॉर्ड: ऑडिट के 3 वर्ष या 1 वर्ष बाद।

2. लॉग बुक, ओवरटाइम बिल और ड्राइवर रोस्टर: 1-3 वर्ष।

3. बिल रजिस्टर और वाहन रजिस्टर: यदि पुनः लिखा गया हो तो स्थायी (पुराना वॉल्यूम 3 वर्षों तक रखा जाना चाहिए)।

सतर्कता सेल:

1. अनुशासनात्मक कार्यवाही: यदि दंड लगाया गया हो: बर्खास्तगी या न्यायालय के निर्णय या बर्खास्तगी/सेवानिवृत्ति के 5 वर्ष बाद, जो भी बाद में हो।

A. दोषमुक्त होने पर: अपील/निर्णय के 5 वर्ष बाद।

B. पॉलिसी फाइलें और हस्ताक्षरित नोट: स्थायी।

2. चल/अचल संपत्ति की घोषणा: रिटायरमेंट तक रखी जाती है।

3. वार्षिक संपत्ति रिटर्न: रिटायरमेंट के 1 वर्ष बाद।

4. शिकायतें और FIR और वैवाहिक विवाद: समापन तक।

5. पुलिस सत्यापन रिकॉर्ड: 1 वर्ष (सेवा रिकॉर्ड में प्रविष्टियों के साथ)।